Comment organiser une conférence ?

La conférence n'est pas périodique et est un événement qui s'adresse à un public uni par un ou plusieurs intérêts commerciaux, économiques, académiques, informatifs et sociaux. Les conférences où des crédits de formation sont attribués aux membres des différents ordres professionnels mais aussi celles où une activité est promue sont particulièrement appréciées. Il y a des professionnels comme des Event Managers ou du personnel d'agence qui sont très préparés, vous verrez que ce ne sera certainement pas une promenade dans le parc pour penser à tout. Mais quels sont les facteurs à considérer lors de l'organisation d'une conférence? Voyons quelques-uns d'entre eux:

1. Le contenu des conférences;
2. L'emplacement et les salles de réunion;
3. L'accueil des invités;
4. Coûts et revenus;
5. Communication et publicité;
6. Commandites.

A vous de choisir de tout faire vous-même ou de vous fier aux experts qui suivront pas à pas vos conseils.

VOUS ORGANISEZ DES CONGRÈS OU UNE CONFÉRENCE?

Contrairement à la conférence qui n'exige pas l'exigence de périodicité, le congrès est une réunion périodique qui poursuit des intérêts professionnels, culturels et éducatifs. Ici aussi, il est nécessaire d'identifier le public cible et de définir la date et le lieu. La conférence diffère de la convention et du congrès car elle traite généralement de sujets d'actualité. Il se déroule généralement sur une seule journée ou en quelques heures et a un caractère impromptu. Elle n'est pas organisée par des sujets qui partagent les mêmes intérêts avec le public cible: en fait il y a une différence de statut entre les organisateurs et le public (un exemple est la conférence de presse).

ORGANISER UNE CONFÉRENCE: LE CONTENU

Demandez-vous quel message vous voulez donner et sur la base de cette invitation à des conférenciers experts en la matière. Pour garder l'attention, préparez des diapositives et des contenus multimédias, alternez les interventions des invités et gardez l'intervention la plus importante pour la finale, afin que votre public soit collé aux sièges jusqu'au bout. Les types d'événements peuvent être différents:

1. Événements éducatifs, où de nouvelles connaissances et compétences sont acquises;
2. Les universitaires, où des crédits de formation sont obtenus pour des ordres professionnels tels que des congrès médicaux ou des cours ECM; 
3. Le réseautage, où la vraie communauté est créée à partir du virtuel;
4. Foires, pour la vente et le commerce de produits dans un secteur spécifique;
5. Corporate, lorsque l'identité d'une entreprise est renforcée.

La durée de la conférence ne doit pas dépasser deux à trois jours mais il y a aussi des événements qui ne durent qu'une demi-journée. Il vaut mieux organiser les cours le matin, car le seuil d'attention est plus élevé. Vous vous demandez peut-être: combien de temps faut-il pour organiser correctement un événement? Eh bien, je peux vous conseiller de ne jamais vous réduire à la fin et de commencer au moins deux mois plus tôt, prenez contact avec les intervenants qui, si cela est particulièrement demandé, auront un agenda complet, contacter les lieux et annoncer adéquatement l'événement en préparant tout nécessaire. 

ORGANISER UNE CONFÉRENCE: LE LIEU

Avant de choisir le bon endroit pour votre événement, vous devez avoir une idée précise du type d'événement que vous souhaitez organiser. Si vous prévoyez d'inviter un grand nombre de personnes, vous aurez besoin d'un lieu plus grand, si le thème est sérieux, vous ne pouvez pas aller dans un endroit bizarre, alors si la conférence dure trois jours, vous devez trouver un endroit où les invités peuvent passer la nuit. Vous pouvez choisir entre des châteaux, des fermes, des centres de conférence et des hôtels, tout dépend du nombre d'invités. Pensez aussi à une solution logistiquement accessible, faites une inspection et vérifiez s'il y a tout l'équipement technique nécessaire.  Vérifiez toujours l'accessibilité pour les personnes handicapées, vous devez mettre tout le monde dans les mêmes conditions pour pouvoir accéder à l'événement.

ORGANISER UNE CONFÉRENCE: L'ACCUEIL

Une conférence respectable doit accorder une attention particulière à l'hospitalité à travers un service de secrétariat ponctuel et un nombre suffisant d'hôtesses et de stewards pour répondre aux besoins du public.  Une toujours bonne idée est de penser à un service traiteur ou au moins à des pauses café fréquentes aussi car l'attention est souvent détournée dans ces circonstances. Vous pourriez penser à un accueil doux avec un apéritif. L'hospitalité, c'est aussi penser au chauffage ou au refroidissement de la pièce, aux lumières et aux équipements audio et vidéo avec écrans, moniteurs, projecteurs, etc. Le Wi-Fi est essentiel dans la structure. Si vous souhaitez tout configurer vous-même, vous pouvez le faire, mais je vous recommande de faire appel à une organisation événementielle ou à un gestionnaire d'événements pour tout organiser dans les délais. Seul il est facile d'oublier quelque chose ou de ne pas pouvoir tout faire, par contre on est humain, ça peut arriver. L'accueil est également fondamental pour les avis des participants: s'ils sont satisfaits, ils laisseront des avis inoubliables, sinon ils posent problème.

ORGANISATION D'UNE CONFÉRENCE: COÛTS ET REVENUS

Pour mieux organiser votre conférence, vous devez effectuer une analyse coûts-avantages préventive et voir si cela vous convient. Considérez que les dépenses sont nombreuses et que vous devrez payer les salaires des hôtesses, des techniciens, des stewards et de la structure. Vous devrez également décider de rendre l'événement gratuit ou payant pour le public.  Le gain n'est pas toujours immédiat, pensez à une présentation d'un livre ou à un événement gratuit qui, grâce au bouche à oreille, apporte des bénéfices sur le long terme. Vous devez obligatoirement élaborer votre budget où seront insérés les éléments suivants (ils ne sont pas exhaustifs):

1. Coût de location de l'emplacement et divers meubles;
2. Restauration;
3. Frais de secrétariat et de personnel;
4. Frais administratifs;
5. Les coûts d'équipement;
6. Les honoraires des orateurs et les frais de logement et de repas;
7. Coûts des polices d'assurance;
8. Frais de communication hors ligne et en ligne;
9. Les frais de promotion;
10. Coûts des invitations.

ORGANISATION D'UNE CONFÉRENCE: COMMUNICATION ET PUBLICITÉ

Une bonne communication est la base du succès de tout événement, en particulier à l'ère moderne, avec les médias sociaux qui vous permettent de tout envoyer en ligne immédiatement. Il faut bien communiquer le message et se demander quel est votre public cible, une fois ces analyses faites, vous pouvez établir le bon canal de promotion.  Un événement sur Facebook est toujours une bonne solution mais il existe de nombreux réseaux sociaux spécifiques et de nombreux forums de l'industrie où vous trouverez le créneau qui vous convient. Ensuite, il y a les blogueurs qui peuvent annoncer la conférence avec leurs articles, newsletters, stratégies de référencement pour optimiser les articles pour les moteurs de recherche et les affiches classiques et les billets promotionnels. De grand impact LinkedIn, réseau social idéal pour la promotion d'une conférence. Cela dépend aussi beaucoup de votre budget. Si vous voulez bien faire les choses, ouvrez un site dédié et faites-en la promotion. Il faut aussi penser à capturer les moments les plus marquants, se confier aux photos et en particulier à Instagram, avec son direct, puis créer un hashtag pour diffuser l'événement et enfin ne pas oublier de demander les retours de ceux qui ont assisté à la conférence, les avis sont désormais très importants pour la réputation. Vous pouvez le faire en administrant un questionnaire, sur papier ou en ligne, ou par sondage téléphonique. Pensez avant tout au public cible: quel âge a-t-il? Quelle position sociale? Attention, ne vous y trompez pas ou vous aurez gaspillé de l'argent en vain.

ORGANISATION D'UNE CONFÉRENCE: PARRAINAGES

Un sponsor qui se respecte est très important pour l'organisation d'une conférence et pour avoir les liquidités nécessaires pour couvrir les dépenses. Clairement, si vous avez déjà une estimation du nombre de personnes qui viendront, il vaut mieux que les sponsors veuillent voir les données et non les mots. Mais comment le choisir? Eh bien, simple, cela dépend du thème de la conférence et des entreprises fortes dans ce secteur particulier.  Les sponsors ont tout intérêt à promouvoir leur nom, alors pourquoi ne pas conclure un accord pour le bien commun? Vous pouvez préparer des brochures, des invitations, des gadgets de toutes sortes.  En outre, les appels d’offres régionaux et nationaux et le financement qui en découle pourraient constituer une autre source de subsistance. Une autre façon de procéder est la collecte de fonds ou le financement participatif.

COMMENT ORGANISER UNE CONFÉRENCE PAYANTE

Les conférences comprennent généralement des frais d'inscription, l'argent nécessaire pour contribuer à l'organisation. Vous pouvez faire différents forfaits, peut-être en différenciant selon qui s'inscrit avant ou après, et vous devez également donner des indications précises sur le paiement. Dans la publicité, soyez aussi clair et transparent que possible.

COMMENT ORGANISER UNE CONFÉRENCE INTERNATIONALE

Votre conférence a-t-elle une portée internationale? Pas de problème mais vous devrez faire plus attention à son organisation. Pensez aux aspects logistiques, comme le choix d'un lieu facilement accessible depuis l'aéroport et à proximité des hôtels, pensez à un grand nombre de traducteurs pour rendre le message de la conférence compréhensible et comptez sur des intervenants de renommée mondiale.  Vous attirez également des sponsors importants qui vous donneront un gros coup de main sur le plan économique et étudieront la publicité ciblée pour un événement aussi important. Maintenant que vous savez tout sur l'organisation d'une conférence, il vous suffit de vous mettre au travail pour créer votre événement parfait. Avez-vous besoin d'aide pour organiser?