Comment gérer la permanence téléphonique ?

gérer la permanence téléphonique

Publié le : 16 février 20215 mins de lecture

La permanence téléphonique n’est autre qu’une organisation de travail spécifique visant à assurer la disponibilité de l’entreprise à prendre des appels à tout moment. Ainsi, la société restera toujours joignable, tout en gardant son rythme de travail quotidien.

La permanence téléphonique, comment ça fonctionne ?

Pourquoi avoir recours à la permanence téléphonique? Parce que de nos jours, c’est devenu un moyen efficace pour ne pas perdre des appels. Les appels ne sonneront plus dans le vide et ne sont plus basculés vers le répondeur. Cela contribuera ainsi à véhiculer une image positive de l’entreprise.

Par ailleurs, les raisons des appels peuvent être d’une grande importance pour assurer la permanence téléphonique. Il peut s’agir, entre autres, de :

–          Fournir des renseignements à l’interlocuteur ;

–          Offrir un accueil personnalisé ;

–          Transférer des appels vers une personne spécifique ;

–          Gérer des agendas ;

–          Qualifier l’appel ;

–          Laisser un message à quelqu’un.

À lire en complément : Comment réaliser un contrôle de qualité des services ?

À qui faut-il une gestion de la permanence téléphonique ?

Tout type d’entreprise est concerné par la gestion de la permanence téléphonique et la communication. Ceci afin d’assurer un accueil omniprésent de la société, peu importe la nature de ses activités. TPE, PME, grandes entreprises, artisans et professions libérales, personne n’échappe à la règle.

Les grandes entreprises en ont besoin pour assurer la permanence sur le standard. Généralement, elles emploient des hôtesses ou des secrétaires en interne pour le faire. Tout de même, le service peut tout aussi être externalisé.

Il faut savoir que les entreprises à haut flux relationnel doivent assurer leur permanence téléphonique. C’est notamment le cas des services après-vente, hotline et VPC (Vente Par Correspondance). Pour cela, ces sociétés pourront recourir à un centre d’appel internalisé ou externalisé.

Sinon, pour les professions libérales qui ne nécessitent pas trop de permanence, le télésecrétariat fera l’affaire.

Les artisans, quant à eux, pourront choisir la domiciliation téléphonique. Cela leur permettra de disposer d’un service d’accueil téléphonique, même s’il n’y a pas de locaux.

Quelles sont les meilleures solutions pour gérer une permanence téléphonique ?

 La meilleure solution pour la permanence téléphonique sera bien sûr d’internaliser le service. L’avantage est qu’il n’y aura pas de frais supplémentaires pour engager une externalisation du service. La société ne paiera pas également les ouvertures de la ligne et la mise en place du service est immédiate.

Par contre, la permanence téléphonique doit être externalisée, si les ressources en interne ne suffisent pas à la gérer. Pour cela, les entreprises ont souvent recours aux services d’un centre d’appel ou de télésecrétariat.

Pour un centre d’appel, les tarifs varient selon le nombre d’appels. Ces données en main, le prestataire pourra proposer un devis correspondant. Il suffit de comparer les devis pour choisir l’offre la plus avantageuse.

En revanche, un télésecrétariat facture ses prestations selon le nombre d’appels qui lui est confié par l’entreprise. Au-delà du volume d’appels convenu, un tarif de base sera appliqué. Vous trouverezici quelques exemples de tarifs généraux pour un télésecrétariat.

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