10 conseils pour l’anniversaire d’entreprise: comment organiser l’événement

Un anniversaire d’entreprise est un moment très important dans l’histoire d’une marque, grande ou petite. Il symbolise une étape importante, reconnaît que l’entreprise a survécu aux crises et aux moments difficiles et fonctionne avec succès. Vous ne voulez donc pas que la fête soit un fiasco! Tout le monde compte sur vous et est confiant dans le succès d’une fête comme il se doit.

10 conseils pour l’anniversaire d’entreprise: comment organiser l’événement parfait et impressionner votre patron et vos collègues

Votre patron s’est probablement écrasé dans votre bureau à 18 heures, pendant que vous éteigniez votre ordinateur. Il s’est approché et s’est exclamé: “J’ai une surprise pour vous!”.

Et vous, dans l’espoir d’une augmentation, vous vous êtes assis à nouveau, votre manteau toujours à la main.

«Vous organiserez la fête d’anniversaire de l’entreprise! N’est-ce pas splendide? Maintenant, rentrez chez vous, vous le méritez! “

Et vous êtes resté là pendant qu’il fermait la porte, toujours avec son manteau à la main, réfléchissant à comment sortir de cette mauvaise situation.

Eh bien, maintenant l’omelette est faite: vous êtes l’organisateur de l’événement le plus important de l’année. Toutes vos énergies doivent être concentrées sur ce moment très important, et croyez-moi, vous en aurez besoin de beaucoup.

Si vous n’avez jamais organisé d’événement auparavant, vous devez d’abord comprendre quelles sont les étapes nécessaires. Ce n’est qu’alors que vous pourrez commencer par des inspections, des appels téléphoniques, des devis et des ulcères.

 

Plan

Tout comme au combat, vous devrez élaborer un plan d’action contenant les informations essentielles concernant l’anniversaire de l’entreprise. Les questions que vous devrez vous poser (et auxquelles vous devrez répondre en fonction des contributions reçues) sont :

  1. Quel est le budget?
  2. Quel est le but?
  3. Comment le thème évolue-t-il?
  4. Quelle est l’ambiance?

Ce sont quatre questions auxquelles il faut répondre avant même de commencer les préparatifs proprement dits. En fait, vous ne pouvez pas savoir quel service vous convient si vous ne savez pas quelles interventions sont prévues, et vous ne pouvez pas choisir la restauration si vous n’avez pas une idée du budget, même approximatif. .

 

Le budget

La meilleure chose à faire est d’arrêter le patron et de lui demander immédiatement le budget disponible pour l’ensemble de l’événement. Sur cette base, vous pouvez diviser les différents postes de dépenses et décider du montant à allouer pour chaque poste individuel.

Les coûts les plus importants seront probablement réservés aux lieux et à la restauration, mais n’oubliez pas tous les autres éléments qui rendent une fête d’anniversaire d’entreprise vraiment mémorable: le service photo et vidéo, les lumières, l’audio, la scène, la mise en scène, le ‘mise en place …

 

La cible

La question de l’objectif à atteindre avec l’anniversaire de l’entreprise est ancienne et problématique, car très souvent elle n’est claire pour personne. Veut-il être un événement d’auto-célébration? S’adresse-t-il également aux clients? Veut-il être la confirmation d’une tendance positive ou s’agit-il plutôt d’un mouvement nécessaire en temps de crise?

La réponse à ces questions vous permettra également de comprendre comment calibrer les moments liés aux discours, à la projection d’une vidéo d’entreprise , et aussi comprendre si et comment annoncer l’événement .

 

Thème et humeur

Ce sont des choix qui influenceront l’anniversaire d’entreprise dans sa complexité. Le style de célébration, qui peut être solennel, amusant, classique … Le concept influencera alors le calendrier de l’événement, qui doit être confié à un directeur compétent capable de coordonner les horaires et de s’assurer que l’événement ne se termine pas à l’aube le le prochain jour.

 

L’emplacement

Après avoir décidé quelle empreinte donner à l’anniversaire de l’entreprise, nous devons passer aux questions pratiques. L’emplacement est l’un des premiers éléments à prendre en considération.

Dois:

  • Respectez le budget;
  • Pouvoir contenir les invités.

Les autres éléments peuvent être pris en considération plus tard: même s’il s’agit de services proposés par le lieu, en effet, il vaut mieux s’occuper personnellement de la mise en place et du service, qui sont fondamentaux pour la réussite de la soirée / journée.

 

La restauration

La restauration , ça va sans dire, doit être parfaite. Personne ne parlera jamais en éloge d’un événement bien construit à tous égards mais avec de la mauvaise nourriture!

S’il s’agit d’un événement restreint, vous pouvez profiter des confirmations des invités pour vous renseigner sur les allergies et intolérances alimentaires. Sinon, vous voudrez prévoir un coin pour chaque préférence particulière, afin de ne décevoir personne.

Même le moment de la préparation des plats peut faire partie du spectacle: pourquoi ne pas organiser un show-cooking fantastique?

Après tout, tous les types d’anniversaires d’entreprise nécessitent un service de restauration, pas seulement des dîners «simples». Même pour un team building d’entreprise, par exemple, il faudra prévoir un moment de rafraîchissement pour les participants.

 

Le spectacle 

C’est une partie extrêmement difficile, car elle englobe un ensemble d’engagements très différents. Chaque type de spectacle nécessite un équipement spécial.

Il est certainement commun à presque tous les événements la nécessité d’avoir un service qui s’occupe de l’éclairage, de l’audio et de la vidéo. Il est impensable de planifier un anniversaire d’entreprise sans un discours du patron!

Très souvent d’ailleurs, ce type de jalon est l’occasion de créer une vidéo ou un mini-film à projeter en soirée, qui retrace les moments marquants de la vie de l’entreprise. Scène, lumières, murs led, audio, microphones, mais aussi bureaux, stands, structures tendues… chaque événement nécessitera un équipement spécifique.

Divertissement

Nous en avons déjà beaucoup parlé dans l’article que nous avons consacré aux jeux pour les dîners d’entreprise , mais il semble opportun de faire un petit tour d’horizon.

Un anniversaire d’entreprise peut consister en un dîner, un événement de team building, une journée portes ouvertes ou tout autre type d’activité que vous avez en tête. Cependant, un élément de divertissement ne peut manquer, qui tient le comptoir pendant les longues heures pendant lesquelles les invités alterneront d’un buffet à l’autre. Musique, danse, tour de passe-passe ou jeux de hasard: vous avez l’embarras du choix.

La promotion

De toute évidence, un anniversaire d’entreprise, comme tout autre type d’événement, peut être considéré comme un succès non seulement lorsque tout se passe bien, mais aussi lorsqu’il y a un bon nombre de personnes prêtes à en être témoins. Pour cela, vous ne devrez pas seulement vous occuper de tout ce dont nous avons déjà parlé: vous devrez également entraîner les invités à la fête.

Nous ne parlons pas d’un mariage ou d’un anniversaire: les invités verront cet engagement comme faisant partie de la sphère de travail, et pour cela tout le monde ne sera pas exactement enthousiaste à l’idée de recevoir l’invitation. Vous avez pour mission de promouvoir l’événement à travers un véritable plan de communication, qui implique les réseaux sociaux de l’entreprise mais aussi des flyers disséminés dans les bureaux. Si l’événement est également ouvert aux clients ou même au public, alors, vous devrez également penser à créer et à livrer les invitations, qui doivent évidemment suivre le concept de l’événement.

 

Les gadgets

Nous pouvons également inclure toute l’image coordonnée de l’événement dans la catégorie promotion: le thème, les couleurs, les polices et le style doivent suivre le même fil conducteur qui caractérise l’événement physique. Et, à la fin de la soirée, vous pouvez livrer un gadget  à tous les invités, comme un souvenir éternel de l’événement mémorable.